Richtlinie zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten
Richtlinie Nr.: VSİP-1.0 · Version: 1.0 · Wirksamkeitsdatum: 01.10.2026 · Zuletzt aktualisiert: 15.10.2026
Mit dieser Richtlinie; Ziel ist es, zu verhindern, dass personenbezogene Daten länger als nötig gespeichert werden, personenbezogene Daten nur so lange wie nötig zu speichern, die Aufbewahrungsfristen festzulegen, personenbezogene Daten, deren Speicherdauer abgelaufen ist, mit geeigneten Methoden zu vernichten, die Sicherheit personenbezogener Daten zu schützen und die Vernichtungsprozesse aufzuzeichnen.
1. Zweck
Diese Richtlinie wurde erstellt, um die Verfahren und Grundsätze bezüglich der Speicherung personenbezogener Daten festzulegen, die von CAROB TÜRKİYE ("Unternehmen") gemäß der einschlägigen Gesetzgebung verarbeitet werden, sowie die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten, die von {{}} ("Unternehmen") auf rechtmäßigen Weise verarbeitet werden, falls die Zwecke der Verarbeitung verloren gehen oder die Aufbewahrungsfristen ablaufen.
2. Umfang
Diese Richtlinie umfasst personenbezogene Daten, die vom Unternehmen automatisiert oder nicht automatisiert verarbeitet werden.
Im Rahmen der Richtlinie können persönliche Daten von Mitarbeitern, Kunden, potenziellen Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Besuchern, Website-Nutzern, Unternehmensvertretern, Kontakt- und Angebotsanfragern bewertet werden.
Speicher- und Vernichtungsprozesse werden je nach Art der vom Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten angewendet.
3. Rechtliche Grundlage
Diese Richtlinie ist primär; Sie wurde unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzgebung zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten erstellt, einschließlich des Datenschutzgesetzes Nr. 6698, der Verordnung zur Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten, dem türkischen Handelsgesetzbuch, Steuergesetzen, Arbeitsrecht und anderen relevanten nationalen Gesetzen.
Das Unternehmen kann diese Richtlinie entsprechend den Änderungen in der Gesetzgebung aktualisieren.
4. Definitionen
Persönliche Daten: Es bezieht sich auf alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Verarbeitung personenbezogener Daten: Es bezieht sich auf das Erfassen, Aufzeichnen, Speichern, Bewahren, Verändern, Übertragen, Klassifizieren, Bereitstellen oder ähnliche Operationen von personenbezogenen Daten.
Lagerung: Es bezieht sich auf die sichere Speicherung personenbezogener Daten für den festgelegten Zeitraum.
Zerstörung: Es bezieht sich auf alle Prozesse zum Löschen, Zerstören oder Anonymisieren personenbezogener Daten.
Löschung: Es bezieht sich darauf, personenbezogene Daten in jeglicher Weise unzugänglich und für die relevanten Nutzer unbrauchbar zu machen.
Zerstörung: Es bezieht sich darauf, persönliche Daten unzugänglich, unwiederbringbar und für niemanden nutzbar zu machen.
Anonymisierung: Es bezieht sich auf die Darstellung personenbezogener Daten, die nicht mit einer bestimmten oder identifizierbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können, selbst wenn sie mit anderen Daten abgeglichen werden.
5. Zwecke, die die Speicherung personenbezogener Daten erfordern
Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang gespeichert, der für die Erreichung legitimer Zwecke erforderlich ist, wie: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Durchführung kommerzieller Aktivitäten, Aufbau und Ausführung vertraglicher Beziehungen, Verwaltung von Angebots- und Anfrageprozessen, Durchführung von Kunden- und potenziellen Kundenbeziehungen, Abwicklung von Lieferanten- und Geschäftspartnern, Durchführung finanz- und buchhalterischer Prozesse, Durchführung von Personalprozessen, Nachverfolgung rechtlicher Verfahren, Sicherstellung der Informationssicherheit, Sicherung der Sicherheit von Website und Informationssystemen, Verwaltung kommerzieller elektronischer Nachrichtenprozesse sowie Erfüllung der Anforderungen autorisierter Institutionen und Organisationen.
Personenbezogene Daten werden nicht unnötig gespeichert, wenn keiner der oben genannten Zwecke erfüllt ist.
6. Festlegung der Aufbewahrungsdauer
Bei der Festlegung der Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten werden folgende Kriterien berücksichtigt: die in der einschlägigen Gesetzgebung festgelegte Aufbewahrungszeit, ob der Zweck der Verarbeitung fortbesteht, ob die Geschäftsbeziehung fortbesteht, vertragliche Verpflichtungen, rechtliche Verpflichtungen, Verjährungsfrist, die Art möglicher Rechtsstreitigkeiten, die legitimen Interessen des Unternehmens, die Rechte und Freiheiten des Dateninhabers, ob der rechtliche Grund für die Verarbeitung der Daten weiterhin besteht.
Falls mehr als eine gesetzliche Bestimmung angewendet wird, werden die von der einschlägigen Gesetzgebung festgelegten Fristen separat bewertet.
7. Aufbewahrungszeiten personenbezogener Daten
Die untenstehenden Perioden zeigen die allgemeinen Aufbewahrungsfristen, die für die Datenkategorien gelten können, die das Unternehmen verarbeitet.
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Kontaktformulare Anmeldungen | 2 Jahre |
| Zitat / Angebotsanfrage Aufzeichnungen | 2 Jahre |
| Kundenkontaktdaten | 10 Jahre nach dem Ende der Beziehung |
| Bleirekorde | 2 Jahre |
| Geschäftskorrespondenz | 10 Jahre |
| Vertragsunterlagen | 10 Jahre nach Vertragsablauf |
| Buchhaltungs-/Finanzunterlagen | 10 Jahre |
| Rechnungs- und Geschäftsdokumentenunterlagen | 10 Jahre |
| Mitarbeiter-/Mitarbeiterunterlagen | 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
| Bewerbungsunterlagen | 1 Jahr |
| Kameraaufnahmen | 30 Tage |
| System-/Serverprotokolle | 2 Jahre |
| Technische Aufzeichnungen der Website | 2 Jahre |
| Cookie-Präferenzeinträge | Nicht angewendet |
| Rechte für kommerzielle elektronische Nachrichten | Bis die Erlaubnis widerrufen wird |
| Ablehnungsaufzeichnungen für kommerzielle elektronische Nachrichten | Unbestimmt |
| Rechtsstreitigkeitsakten | Einschlägige Verjährungsfrist + 10 Jahre |
| Weitere Aufzeichnungen | Der in der einschlägigen Gesetzgebung festgelegte Zeitraum, falls nicht, bis das Ziel erreicht ist |
8. Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Wenn der Zweck, der die Verarbeitung personenbezogener Daten vorschreibt, verfällt oder die in der einschlägigen Gesetzgebung festgelegte Aufbewahrungsfrist abläuft, werden personenbezogene Daten in den Vernichtungsprozess einbezogen.
Allerdings; Im Falle eines laufenden Rechtsstreits, einer von der zuständigen Behörde durchgeführten Prüfung, einer Aufbewahrungspflicht aus der Gesetzgebung, der Notwendigkeit der Datenaufbewahrung für die Errichtung, Ausübung oder den Schutz eines Rechts, können die relevanten Daten für den erforderlichen Zeitraum weiterhin gespeichert werden.
9. Entsorgungsmethoden
Das Unternehmen vernichtet personenbezogene Daten, deren Speicherdauer abgelaufen ist, durch eine der für die Umwelt und technische Struktur geeigneten Methoden.
9.1. Löschung personenbezogener Daten — Personenbezogene Daten in elektronischen Medien, die abgelaufen sind, werden so gelöscht, dass die betreffenden Nutzer keinen Zugriff mehr haben und sie wiederverwenden können. Datensätze in der physischen Umgebung werden aus den Ablagesystemen entfernt, sodass Unbefugte keinen Zugriff haben, und die notwendigen Zerstörungsprozesse werden durchgeführt.
9.2. Vernichtung personenbezogener Daten — In Fällen, in denen die Löschung personenbezogener Daten nicht ausreicht oder die relevante Umgebung vollständig eliminiert werden muss, werden die Daten mit physischen oder technischen Methoden vernichtet. Physische Dokumente können mit geeigneten Methoden zerkleinert oder irreversibel vernichtet werden. Daten in elektronischen Speichermedien können durch die notwendigen technischen Methoden unzugänglich und irreversibel gemacht werden.
9.3. Anonymisierung personenbezogener Daten — In Fällen, in denen es notwendig ist, die Daten weiterhin für statistische, analytische oder ähnliche Zwecke zu verwenden, können personenbezogene Daten so anonymisiert werden, dass sie nicht mit einer bestimmten oder identifizierbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können. Anonymisierte Daten unterliegen nicht den personenbezogenen Datenbestimmungen im Rahmen dieser Richtlinie, soweit sie ihren persönlichen Datencharakter verlieren.
10. Operationen zur Zeit der Zerstörung
Sollten die Gründe für die Verarbeitung personenbezogener Daten verschwinden oder die Aufbewahrungsfristen ablaufen, überprüft das Unternehmen die relevanten Daten alle 6 Monate und führt die erforderlichen Vernichtungsverfahren durch.
Bei Bedarf kann der Zerstörungsprozess ohne Warten auf die festgelegte periodische Zerstörungszeit durchgeführt werden.
11. Periodische Zerstörung
Die Häufigkeit periodischer Entsorgungsmaßnahmen, die das Unternehmen durchführt, wird auf zweimal jährlich (im Juni und Dezember) festgelegt.
Im Rahmen der periodischen Vernichtung: 1) Die gespeicherten Daten werden festgelegt, deren Speicherzeitraum abgelaufen ist. 2) Es wird geprüft, ob ein laufender rechtlicher oder rechtlicher Grund vorliegt, der die Speicherung der Daten erfordert. 3) Die Vernichtungsmethode wird festgelegt. 4) Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung erfolgt. 5) Die durchgeführte Transaktion wird aufgezeichnet.
12. Dokumentation der Zerstörung
Notwendige Aufzeichnungen über die durchgeführten Zerstörungsmaßnahmen werden von der Gesellschaft geführt. In den Vernichtungsunterlagen, soweit möglich; können Informationen wie das Vernichtungsdatum, die Kategorie der vernichteten Daten, die Art der Vernichtung, die Einheit oder Person, die die Zerstörung durchführt, sowie der Grund für die Vernichtung enthalten sein.
Vernichtungsunterlagen werden für die in der einschlägigen Gesetzgebung festgelegten Zeiträume aufbewahrt. Aufbewahrungsdauer für Vernichtungsunterlagen: 3 Jahre.
13. Datensicherheit
Das Unternehmen ergreift die notwendigen technischen und administrativen Maßnahmen während der Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten. In diesem Zusammenhang können je nach Art der Daten und den Eigenschaften der verwendeten Informationssysteme; Maßnahmen wie Autorisierung, Zugriffskontrolle, Verwaltung von Benutzerkonten, Verschlüsselung, sicheres Backup, Protokollierung, physische Sicherheit, Netzwerk- und Systemsicherheit, Schutz vor Malware, aktuelle Software und Sicherheitsmechanismen angewendet werden.
14. Daten in Backup-Systemen
Wenn gelöschte oder zerstörte personenbezogene Daten in Backup-Systemen liegen, werden technische und administrative Maßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass diese Daten in aktive Systeme wiederhergestellt oder während der normalen Nutzung abgerufen werden.
Die Daten in den Backup-Systemen werden im Rahmen des relevanten Backup-Zyklus und technischer Zerstörungsmöglichkeiten sicher vernichtet. Backup-Aufbewahrungszeit: Während des entsprechenden Backup-Zyklus.
15. Status der Datenpanne
Falls eine Datenschutzverletzung festgestellt wird, wie unrechtmäßiger Erwerb, Verlust, Änderung, Löschung oder Zugriff auf personenbezogene Daten durch unbefugte Personen, führt das Unternehmen die notwendigen Bewertungen im Rahmen der einschlägigen Gesetzgebung durch und macht die erforderlichen Benachrichtigungen.
16. Haftung
Die Unternehmensleitung ist verantwortlich für die Umsetzung dieser Richtlinie sowie die Durchführung der Speicher- und Vernichtungsprozesse personenbezogener Daten gemäß der Gesetzgebung.
Bei Bedarf kann Unterstützung aus Informationsverarbeitung, Personalwesen, Buchhaltung, Recht und anderen relevanten Einheiten eingeholt werden.
Policy Officer: Duran Yılmaz · Position: Firmeninhaber
17. Rechte relevanter Personen
Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, können ihre Rechte gemäß Artikel 11 des KVKK geltend machen.
Anträge können über folgende Kanäle gestellt werden:
E-Mail: [email protected]
Adresse: Saray Mah, Hanımağa Sokak 3-1, 07400 Alanya/Antalya
Anwendungsmethoden: KVKK-Anwendungsmethoden
Anträge werden gemäß den in der einschlägigen Gesetzgebung festgelegten Zeit und Verfahren bewertet.
18. Aktualisierung der Richtlinie
Diese Richtlinie; Sie wird bei Bedarf durch gesetzliche Änderungen, Änderungen in den Datenverarbeitungsaktivitäten des Unternehmens, technologische Entwicklungen, Einsatz neuer Informationssysteme und Änderungen der Aufbewahrungszeiten aktualisiert.
Richtlinie Version: 1.0 · Letztes Update: 15.10.2026
19. Durchsetzung
Diese Richtlinie tritt in Kraft auf 01.10.2026.
CAROB TÜRKİYE
Adresse: Saray Mah, Hanımağa Sokak 3-1, 07400 Alanya/Antalya
Telefon: 0850 255 02 07
E-Mail: [email protected]
Web: www.carobturkiye.com
