Politica di Archiviazione e Distruzione dei Dati Personali
Numero politica: VSİP-1.0 · Versione: 1.0 · Data di entrata in vigore: 01.10.2026 · Ultimo aggiornamento: 15.10.2026
Con questa Politica; Si propone di impedire che i dati personali vengano conservati più a lungo del necessario, di conservarli solo per il tempo necessario, di determinare i periodi di conservazione, di distruggere i dati personali il cui periodo di archiviazione è scaduto con metodi appropriati, di proteggere la sicurezza dei dati personali e di registrare i processi di distruzione.
1. Scopo
Questa Politica è stata preparata per determinare le procedure e i principi riguardanti la conservazione dei dati personali trattati da CAROB TÜRKİYE ("Società") in conformità con la legislazione pertinente e la cancellazione, distruzione o anonimizzazione dei dati personali trattati da {{}} ("Società") con metodi legali nel caso in cui gli scopi di trattamento scompaiano o scadano i periodi di conservazione.
2. Ambito
Questa Politica copre i dati personali trattati dalla Società tramite metodi automatizzati o non automatizzati.
Nell'ambito della politica; i dati personali di dipendenti, clienti, potenziali clienti, fornitori, partner commerciali, visitatori, utenti del sito web, funzionari aziendali, contatti e richiedenti preventivi possono essere valutati.
I processi di archiviazione e distruzione vengono applicati in base alla natura dei dati personali trattati dall'azienda.
3. Base giuridica
Questa Politica è primaria; È stata preparata tenendo conto della legislazione vigente sulla conservazione e distruzione dei dati personali, inclusa la Legge sulla Protezione dei Dati Personali n. 6698, il Regolamento sulla Cancellazione, Distruzione o Anonimizzazione dei Dati Personali, il Codice Commerciale Turco, la legislazione fiscale, la legislazione sul lavoro e altre normative nazionali pertinenti.
La Società può aggiornare questa Politica in linea con i cambiamenti che potrebbero verificarsi nella legislazione.
4. Definizioni
Dati personali: Si riferisce a qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.
Trattamento dei dati personali: Si riferisce all'ottenendo, registrando, memorizzando, conservando, modificando, transferendo, classificando, rendendo disponibili o operazioni simili di dati personali.
Conservazione: Si riferisce all'archiviazione sicura dei dati personali per il periodo specificato.
Distruzione: Si riferisce a qualsiasi processo di cancellazione, distruzione o anonimizzazione dei dati personali.
Cancellazione: Si riferisce al rendere i dati personali inaccessibili e inutilizzabili per gli utenti rilevanti in qualsiasi modo.
Distruzione: Si riferisce al rendere i dati personali inaccessibili, irrecuperabili e inutilizzabili da chiunque.
Anonimizzazione: Si riferisce alla restituzione di dati personali che non possono essere associati a una persona fisica specifica o identificabile, anche se sono abbinati ad altri dati.
5. Scopi che richiedono la conservazione di dati personali
I dati personali sono conservati solo nella misura necessaria per il raggiungimento di scopi legittimi quali: adempimento di obblighi legali, esecuzione di attività commerciali, istituzione e realizzazione di relazioni contrattuali, gestione dei processi di offerta e richiesta, esecuzione delle relazioni con clienti e potenziali clienti, esecuzione delle relazioni con fornitori e partner commerciali, esecuzione dei processi finanziari e contabili, esecuzione dei processi delle risorse umane, follow-up dei processi legali, garanzia della sicurezza delle informazioni, garantia della sicurezza del sito web e dei sistemi informativi, gestione dei processi commerciali di messaggi elettronici, soddisfacimento delle esigenze di istituzioni e organizzazioni autorizzate.
I dati personali non vengono memorizzati inutilmente nei casi in cui nessuno degli scopi sopra indicati sia soddisfatto.
6. Determinazione del periodo di conservazione
Vengono presi in considerazione i seguenti criteri nella determinazione del periodo di conservazione dei dati personali: il periodo di conservazione previsto dalla normativa pertinente, se lo scopo del trattamento persiste, se la relazione commerciale continua, obblighi contrattuali, obblighi legali, termini di prescrizione, natura delle possibili controversie giuridiche, interessi legittimi della Società, diritti e libertà del titolare dei dati, se la motivazione giuridica che causa il trattamento dei dati persista.
Nel caso in cui vengano applicate più disposizioni legislative, i periodi previsti dalla legislazione pertinente vengono valutati separatamente.
7. Periodi di conservazione dei dati personali
I periodi seguenti mostrano i periodi generali di conservazione che possono applicarsi alle categorie di dati che la Società elabora.
| Categoria dati | Periodo di Conservazione |
|---|---|
| Iscrizioni al modulo di contatto | 2 anni |
| Registri di preventivi / richieste di preventivo | 2 anni |
| Registri di contatto con i clienti | 10 anni dalla fine della relazione |
| Record di piombo | 2 anni |
| Corrispondenza commerciale | 10 anni |
| Registri contrattuali | 10 anni dopo la scadenza del contratto |
| Registri contabili/finanziari | 10 anni |
| Registri di fatture e documenti aziendali | 10 anni |
| Registri dei dipendenti/dipendenti | 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro |
| Registri delle candidature | 1 anno |
| Registrazioni con telecamere | 30 giorni |
| Registri di sistema/server | 2 anni |
| Record tecnici del sito web | 2 anni |
| Record preferenziali sui cookie | Non applicato |
| Permessi commerciali per messaggi elettronici | Fino al ritiro del permesso |
| Registri commerciali di rifiuti elettronici | Indefiniti |
| Fascicoli legali | Termine di prescrizione rilevante + 10 anni |
| Altri documenti | Il periodo previsto dalla legislazione pertinente, se no, fino a raggiungere lo scopo |
8. Scadenza del periodo di conservazione
Quando lo scopo che richiede il trattamento dei dati personali scompare o il periodo di conservazione previsto dalla normativa pertinente scade, i dati personali sono inclusi nel processo di distruzione.
Tuttavia; In caso di controversia legale in corso, di un esame condotto dall'autorità competente, di un obbligo di conservazione derivante dalla legislazione, della necessità di conservazione dei dati per l'istituzione, l'esercizio o la protezione di un diritto, i dati rilevanti possono continuare a essere conservati per il periodo richiesto.
9. Metodi di smaltimento
La Società distrugge i dati personali il cui periodo di archiviazione è scaduto con uno dei metodi adatti all'ambiente e alla struttura tecnica dei dati.
9.1. Cancellazione dei dati personali — I dati personali nei media elettronici scaduti vengono eliminati in modo che gli utenti interessati non possano accedere e riutilizzare. I documenti nell'ambiente fisico vengono rimossi dai sistemi di archiviazione in modo che le persone non autorizzate non possano accedere e vengono eseguiti i necessari processi di distruzione.
9.2. Distruzione dei dati personali — Nei casi in cui la cancellazione dei dati personali non sia sufficiente o l'ambiente rilevante debba essere completamente eliminato, i dati vengono distrutti con metodi fisici o tecnici. I documenti fisici possono essere scintillati o irreversibilmente distrutti con metodi appropriati. I dati nei supporti di archiviazione elettronica possono diventare inaccessibili e irreversibili utilizzando i metodi tecnici necessari.
9.3. Anonimizzazione dei dati personali — Nei casi in cui sia necessario continuare a utilizzare i dati per scopi statistici, analitici o simili, i dati personali possono essere anonimizzati in modo tale da non poter essere associati a una persona fisica specifica o identificabile. I dati anonimizzati non sono soggetti alle disposizioni sui dati personali nell'ambito di questa Politica, nella misura in cui perdono il loro carattere di dati personali.
10. Operazioni di Tempo di Distruzione
Nel caso in cui le ragioni che richiedono il trattamento dei dati personali scompaiano o scadano i periodi di conservazione, la Società verifica i dati rilevanti ogni 6 mesi ed esegue le procedure necessarie di distruzione.
Quando necessario, il processo di distruzione può essere eseguito senza attendere il tempo periodico di distruzione determinato.
11. Distruzione periodica
La frequenza delle operazioni periodiche di smaltimento da eseguire dalla società è stabilita due volte l'anno (a giugno e dicembre).
Nell'ambito della distruzione periodica: 1) Si determinano i dati il cui periodo di archiviazione è scaduto. 2) Si verifica se esiste una ragione legale o legale in corso che richiede la conservazione dei dati. 3) Viene determinato il metodo di distruzione. 4) Viene effettuata cancellazione, distruzione o anonimizzazione. 5) La transazione eseguita viene registrata.
12. Tenere i registri della distruzione
La Società conserva i registri necessari riguardanti le operazioni di distruzione effettuate. Nei registri di distruzione, per quanto possibile; possono essere incluse informazioni come la data della distruzione, la categoria dei dati distrutti, il metodo di distruzione, l'unità o la persona che ha eseguito la distruzione e la ragione della distruzione.
I registri di distruzione sono conservati per i periodi previsti dalla legislazione pertinente. Periodo di conservazione dei registri di distruzione: 3 anni.
13. Sicurezza dei dati
L'azienda adotta le necessarie misure tecniche e amministrative durante l'archiviazione e la distruzione dei dati personali. In questo contesto, a seconda della natura dei dati e delle caratteristiche dei sistemi informativi utilizzati; possono essere applicate misure come autorizzazione, controllo degli accessi, gestione degli account utente, crittografia, backup sicuro, registrazione, sicurezza fisica, sicurezza di rete e di sistema, protezione contro malware, software aggiornato e meccanismi di sicurezza.
14. Dati nei sistemi di backup
Se i dati personali cancellati o distrutti sono in sistemi di backup, vengono applicate misure tecniche e amministrative per impedire che questi dati vengano ripristinati nei sistemi attivi o accediuti durante l'uso ordinario.
I dati nei sistemi di backup vengono distrutti in sicurezza nell'ambito del ciclo di backup e delle possibilità di distruzione tecnica rilevanti. Periodo di Conservazione dei Backup: Durante il ciclo di backup pertinente.
15. Stato della violazione dei dati
Nel caso in cui venga rilevata una violazione della sicurezza dei dati, come acquisizione illegale, perdita, modifica, cancellazione o accesso a dati personali da parte di persone non autorizzate, la Società effettua le valutazioni necessarie nell'ambito della legislazione pertinente e effettua le notifiche necessarie.
16. Responsabilità
La Direzione dell'Azienda è responsabile dell'attuazione di questa Politica e dell'esecuzione dei processi di archiviazione e distruzione dei dati personali in conformità con la legislazione.
Quando necessario, è possibile ottenere supporto da unità di elaborazione delle informazioni, risorse umane, contabilità, diritto e altre unità rilevanti.
Responsabile Politica: Duran Yılmaz · Posizione: Proprietario dell'azienda
17. Diritti delle persone interessate
Le persone i cui dati personali vengono trattati possono esercitare i loro diritti ai sensi dell'Articolo 11 del KVKK.
Le domande possono essere presentate attraverso i seguenti canali:
E-mail: [email protected]
Indirizzo: Saray Mah, Hanımağa Sokak 3-1, 07400 Alanya/Antalya
Metodi di applicazione: Metodi di applicazione KVKK
Le domande sono valutate secondo i tempi e le procedure stabiliti dalla legislazione pertinente.
18. Aggiornamento della Politica
Questa Politica; Viene aggiornata quando necessario a causa di cambiamenti legislativi, modifiche nelle attività di elaborazione dati della Società, sviluppi tecnologici, utilizzo di nuovi sistemi informativi, variazioni nei periodi di conservazione.
Versione della politica: 1.0 · Ultimo aggiornamento: 15.10.2026
19. Applicazione
Questa Politica entra in vigore su 01.10.2026.
CAROB TÜRKİYE
Indirizzo: Saray Mah, Hanımağa Sokak 3-1, 07400 Alanya/Antalya
Telefono: 0850 255 02 07
Email: [email protected]
Web: www.carobturkiye.com
